von Meike Lübbert | Donnerstag, 7. Mai 2020

Zeiten wie die jetzigen halten uns einen Spiegel vor und zeigen uns, wo wir stehen, ob wir es wollen oder nicht. Es muss anders kommuniziert werden: IT muss bereitgestellt werden, Kollegen sitzen im Homeoffice, fehlende Strukturen und Prozesse werden deutlich. Darauf waren wir nicht vorbereitet, aber wir können diese Chancen nutzen.

Zeiten wie die jetzigen halten uns einen Spiegel vor und zeigen uns, wo wir stehen, ob wir es wollen oder nicht. Das gilt für den privaten wie den öffentlichen als auch den beruflichen Bereich. Nutzen wir doch die aktuelle Situation und setzen genau da an.

Wer hat es in den letzten Wochen nicht erlebt, dass eine schnelle Frage an die Kollegen "Wo finde ich diesen Vertrag?" oder ein Anruf von der Instandhaltung "Ich brauche sofort den richtigen Plan" eben nicht wie sonst auf Zuruf erledigt werden konnte? 

Sondern jetzt muss anders kommuniziert werden: IT muss bereitgestellt werden, Kollegen sitzen im Homeoffice, fehlende Strukturen und Prozesse werden deutlich. 

Darauf waren wir nicht vorbereitet, aber wir können diese Chancen nutzen.

Immer korrekt - immer aktuell

JETZT ist der beste Zeitpunkt für Datencontroller und CDOs Konzepte umzusetzen, die auch nach der aktuellen Krise greifen, Druck ausüben, Chancen zur Umsetzung der Digitalisierung nutzen. Wie wäre es, wenn man folgende Aussage ohne Bedenken treffen könnte: ICH HABE JEDES ASSET IN MEINEM WERK ZU 100 % NACH UNTERNEHMENSSTANDARDS DOKUMENTIERT UND KANN DIES BEWEISEN.

Darin enthalten sind ein paar Grundaspekte:

1. Ich kenne meine Assets.
2. Das Unternehmen hat definierte Dokumentenstandards und Prozesse.
3. Dokumentation wird zentral vorgehalten.

Und damit verbunden folgende Überlegungen:

1. Sprechen meine Datensilos miteinander?
2. Wie erlange ich eine Art "Cockpit-Sicht"?
3. Wie fahre ich Analysen, um Missstände aufzudecken?

Mit den Reporting- und Analyse-Tools von accruent Meridian verschaffen Sie sich einen Überblick und können sich selbst die Antworten auf diese Fragen geben. Wenn alle meine Daten und Dokumente in einer zentralen Datenquelle vorgehalten werden, kann ich darüber Analysen fahren wie:

• Welche Dokumente befinden sich in welchem Workflow-Status?
• Welche Dokumente sind OHNE zugehörige TAG-Verbindung?
• Welche Dokumente befinden sich bei welchem Dienstleister zur Bearbeitung?

Blick hinter die Kulissen

Sie haben die Antworten und Informationen im Haus, alle! Aber die Frage ist doch, wie kommen Sie daran? Wie können Sie sich einen Überblick verschaffen? Bauen Sie sich Dashboards zu Ihren Fragestellungen. Und lassen Sie Reportings-Tools laufen, die Ihnen tagesaktuell den IST-Stand aufzeigen, damit Sie

1. Wissen, wo Sie stehen
2. Lücken erkennen
3. Erforderliche Maßnahmen ergreifen können, falls notwendig
4. Konformität erlangen können

Und dann gehen Sie noch einen Schritt weiter, lassen Analysen laufen über den Datenbestand inkl. der Historie und kommen somit an den Punkt, auch die Qualität der Metadaten kontrollieren zu können.

1. Wie ist die Qualität meiner Metadaten? Was erwarte ich, wo stehe ich?
2. Wurden über die letzten Jahre Änderungen an den Eintragungen vorgenommen, sodass diese in meinen aktuellen Reports gar nicht mehr auftauchen?

Zukunft wird aus Mut gemacht

Nutzen Sie die Möglichkeiten der IT, die sich Ihnen heute bieten, verschaffen Sie sich einen Einblick hinter die Kulissen, prüfen Sie, ob Sie das haben, was Sie wollen. Bringen Sie Qualität in alte Datenbestände, nutzen Sie die Möglichkeiten richtig aufzuräumen. Denn nur mit einer ganzheitlichen Sicht können Sie den Überblick behalten und für die Zukunft gerüstet sein.