Für die Energiewende
ABO Energy restrukturiert die Dokumenten- und Projektverwaltung in 16 Ländern mit Accruent Meridian und MuM Consulting
Von der Idee bis zum Betrieb von Anlagen für
erneuerbare Energie fallen tausende Dokumente an. ABO Energy – international tätig und
stark wachsend – entschied sich für Meridian
von Accruent, um Suchzeiten zu reduzieren
und zu gewährleisten, dass stets die richtige
Version des benötigten Dokuments vorliegt.
Ausschlaggebend war unter anderem, dass
Meridian eine nahtlose CAD-Integration bietet.
MuM hat ABO Energy bei der Analyse unterstützt, einen Proof of Concept durchgeführt
und das Ausrollen der Software im
Unternehmen begleitet.
Kundenreferenz ABO Energy GmbH & CO KGaA - pdf lesen
Seit fast 30 Jahren denkt und handelt ABO Energy (ehemals ABO Wind)
grün: Das Unternehmen entwickelt und betreibt in 16 Ländern auf vier
Kontinenten Anlagen für die Produktion erneuerbarer Energie: Wind- und
Solarparks, Batterie-, Wasserstoff- und hybride Projekte. Die über 1.200
Mitarbeitenden bieten alles aus einer Hand: Standortermittlung und -begutachtung, Planung, Genehmigung, Errichtung, Netzanschluss und auf
Wunsch auch Betriebsführung und Service.
Prozesse vereinheitlichen
Um ein Höchstmaß an Sicherheit und Effizienz zu erreichen, sollen die
Prozesse im gesamten Unternehmen auch grenzüberschreitend einheitlich strukturiert sein. Das ist allein aufgrund der unterschiedlichen gesetzlichen Vorschriften ein komplexes Unterfangen. Dazu kommt, dass das
Unternehmen rasant gewachsen ist und sich an verschiedenen Orten
unterschiedliche Vorgehensweisen etabliert haben.
Mehrere 1.000 Dokumente pro Projekt
Die Herausforderung ist in allen Abteilungen, in allen Projektphasen und
in allen Ländern gleich: Dokumente müssen schnell gefunden werden,
und man muss sicher sein, dass es sich beim Fundstück um die richtige
Version handelt. Pro Projekt fallen mehrere tausend Dokumente unterschiedlichster Art an: vom E-Mail über Verträge und Protokolle über Kalkulationen, CAD-Pläne und -Modelle bis hin zu Visualisierungen, Fotos,
Videos und vielem mehr.
Zeitaufwändige Suchen
Das bisherige System basierte auf einer Ordnerstruktur. Bestehende Projekte wurden als Vorlage für neue genutzt, so dass Daten
gelöscht, ergänzt und neu erfasst werden mussten. Neue Mitarbeitende mussten dieses System, das sich von Standort zu Standort
mehr oder weniger stark unterschied, erlernen – das war zeitaufwändig. Vieles wurde individuell angepasst. Um die richtigen, vollständigen und rechtlich relevanten Daten für einen Übergabepunkt
zusammenzustellen, brauchten die Mitarbeitenden neben dem
Fachwissen auch tiefes Verständnis für das verwendete System
und vor allem viel Zeit.
Technik für Menschen
ABO Energy suchte ein konfigurierbares, flexibles DMS, das vor
allem auch die CAD-Daten verwalten und integrieren kann. Gleichzeitig benötigte das Unternehmen kompetente Begleitung beim
Implementieren, Optimieren und Ausrollen der Lösung in den 16
Ländern. Menschliche Fragen, also das „Mitnehmen“ der Mitarbeitenden in den Fachabteilungen, waren dabei genauso wichtig
wie die technische Lösung.
Anforderungen klären
MuM, seit vielen Jahren Ansprechpartner für CAD-Fragen, erwies
sich auch bei der Suche nach dem richtigen DMS als geeigneter
Partner: In Workshops erarbeiteten Fachabteilungen und IT die
relevanten Anforderungen, Wünsche und Bedürfnisse. Anhand
von Leuchtturmprojekten, z. B. einer Photovoltaikanlage in Deutschland und einem Windpark in Finnland wurde ermittelt, wie die optimale Lösung aussieht.
PoC – ein echter Beweis
Schließlich empfahl MuM Meridian von Accruent: eine flexible, mehrsprachige Lösung mit großem Entwicklungspotenzial. Ein Proof
of Concept zeigte, dass Meridian die gewünschten Ergebnisse
liefert. Dafür wurden u.a. die vorhandenen Dokumente klassifiziert.
Tobias Konrath, Teamleiter aus der IT, erinnert sich: „Wir sind anfangs sehr ins Detail gegangen, und haben mehr als 300 Dokumentenklassen ermittelt. Im nächsten Schritt haben wir die Auswahl
untersucht und Klassen zusammengefasst. Jetzt sind es nur noch
etwas mehr als 100 Klassen; damit lässt sich arbeiten.“
Teure Fehler vermeiden
Da die Fachleute jederzeit in die Entwicklungs- und Entscheidungsprozesse eingebunden waren, wurde Meridian schnell akzeptiert.
Es gibt eine Standardliste von Dokumentenklassen, die die Dokumentation für jedes Projekt strukturieren. Dokumenteigenschaften
werden verwendet, um Dokumente verschiedenen Prozessen zuzuordnen, wie z. B. dem Antrag auf Baugenehmigung oder der
Übergabe der Dokumentation an den Käufer nach Inbetriebnahme
des Energieparks. Dadurch entfällt das früher notwendige Kopieren von Dokumenten für jeden dieser Prozesse, was stets zu Unsicherheiten bezüglich der aktuell gültigen Version geführt hatte.
Für jedes Dokument lässt sich heute die Entstehungsgeschichte
nachvollziehen, und es ist stets klar, welche Version aktuell ist. So
vermeidet ABO Energy teure Fehler und minimiert Suchzeiten.
Flexibel konfigurieren
Die Lösung kann an die jeweils geltenden Anforderungen und
gesetzlichen Regelungen an den verschiedenen Unternehmensstandorten angepasst werden. Mit Unterstützung von MuM wird die
Software in jedem Land einzeln ausgerollt, geschult und supportet.
Tobias Konrath weiß: „Bei einer solchen Lösung geht es nicht nur
um Technik, sondern auch die Menschen. MuM ist in beiden Bereichen kompetent und flexibel. Das macht die Zusammenarbeit
angenehm, und das Ergebnis überzeugt.“
