Heisse Sache

BlueCielo Meridian bewährt sich bei der Conti Swiss AG als Dokumentenmanagementlösung für Brandschutz- und Evakuierungsplanung

Was kann man tun, damit ein Gebäude nicht brennt – während des Baus nicht und schon gar nicht, wenn es genutzt wird? Wie kann man bei einem Brand die Schäden an Mensch, Tier und Sachwerten so gering wie möglich halten? Davon haben die Gebäudeversicherungen ganz genaue Vorstellungen und zahlen im Schadensfall nur, wenn die sog. VKF-Richtlinien (Richtlinien des Vereins der kantonalen Feuerversicherungen) eingehalten wurden. Die sechs Fachleute bei der Conti Swiss AG in Zürich und Solothurn kennen diese Richtlinien aus dem Effeff. Sie unterstützen Bauherren bei der Planung von Brandschutz- und Evakuierungsmassnahmen und bei der Baustellensicherheit.

Schon in frühen Bauphasen werden die Experten von Conti Swiss herangezogen.

Lückenlose Dokumentation erforderlich

Ausgehend von den Architekturplänen entwickeln sie Brandschutz- und Evakuierungskonzepte: Wo gibt es Feuerlöscher, Brandmelder, Sprinkler, Entrauchungsanlagen? Wie verlaufen Fluchtwege, und wie werden sie gekennzeichnet? Welche Türen sind Feuerschutztüren, welche Wände Brandwände? Die kantonalen Gebäudeversicherungen müssen die Konzepte bewilligen. Danach muss sichergestellt sein, dass sie – inklusive regelmäßiger Schulungen der Gebäudenutzer – wie geplant umgesetzt werden, und im Schadensfall müssen sämtliche Unterlagen vorgelegt werden.

Für jedes Gebäude entstehen dabei Unmengen an Dokumenten: Texte im Word- oder PDF-Format, Pläne und Zeichnungen im DWG-Format, Brandfallsteuerungsmatrizen als Excel-Tabellen, E-Mails, die im Verlauf der Konzept- und Genehmigungsphase anfallen. Wenn es darauf ankommt, muss Conti Swiss AG in kürzester Zeit bestimmte Dokumente zusammenstellen und vorlegen. Dabei muss ein Konzept jederzeit bis in seine Entstehungsphase zurückverfolgt werden können.

Dokumentenmanagement für zwei Standorte

Spätestens mit der Eröffnung des zweiten Standorts war klar, dass man diese Dokumente nicht „irgendwie“ in Ordnern auf dem Rechner speichern konnte. Die Mitarbeiter sollten über das Web auf die Daten sicher zugreifen und sie benutzen können. „Im Winter 2014 haben wir intensiv über eine Lösung nachgedacht“, erzählt Urs Kurmann, Projektleiter Brandschutz bei Conti Swiss AG. „Es lag nahe, dass wir uns an Mensch und Maschine wenden würden.“

Denn MuM war seit der Unternehmensgründung der Conti Swiss AG im Jahr 2002 so etwas wie die externe IT-Abteilung für die Brandschützer und hatte alle Rechner und Standardsoftware geliefert und installiert. Die Anforderungen waren klar: Gesucht wurde eine Dokumentenverwaltung, die verschiedenartige Dateiformate objektbezogen verwalten, filtern und in Listen und Reporten zusammenstellen konnte. Die Lösung musste ins Budget der Berater passen, womit eine Realisierung mit SAP ausgeschlossen war.

Damit ein solcher Brandschutzplan entsteht, ist viel Kopfarbeit nötig. Die zugehörigen Dokumente verwaltet Conti Swiss effektiv mit BlueCielo Meridian.

Bestehende Prozesse beibehalten

MuM stellte BlueCielo Meridian vor, eine Lösung für Informationsmanagement für Anlagen und Infrastrukturen. Sie ermöglicht eine lückenlose Dokumentation, so dass auch die Anforderungen der Gebäudeversicherer optimal erfüllt werden.

„Wir haben die Leute von MuM bei der Vorführung mit unseren Fragen gelöchert“, erinnert sich Urs Kurmann. Wichtig war vor allem, dass sich die Software an die Anforderungen der Planer anpassen liess. Sie wollten ihre Abläufe nach Möglichkeit beibehalten. Tatsächlich lassen sich die Datenstrukturen in BlueCielo Meridian sehr flexibel gestalten, so dass die Bestandsdaten leicht eingepflegt werden konnten.

Im Januar des Folgejahrs wurde der Auftrag erteilt, im April wurde die Software mit allen individuellen Anpassungen implementiert. Da in den Beratungsgesprächen viel Wert auf die Detail-Spezifikation gelegt worden war, ging die eigentliche Implementierung sehr rasch über die Bühne. „Der Web-Access musste noch eingerichtet werden, und es war ein wenig Finetuning nötig“, erinnert sich Urs Kurmann. „Die Leute von MuM waren mit BlueCielo in Kontakt und haben unsere Wünsche schnell erfüllt.“ Gleich nach der Implementierung gab es eine halbtägige Schulung für die Mitarbeiter. Die stellten sehr schnell fest: Die Bedienung von BlueCielo Meridian ist einfacher, als sie es sich vorgestellt hatten.

So einfach funktioniert‘s

Heute hat Conti Swiss AG mit Meridian Enterprise von BlueCielo die Lösung, die perfekt passt: Alle Anwender können dank der intelligenten Ablagestruktur ganz leicht Dokumente klassifizieren und projektorientiert ablegen. Ob es sich um Pläne, Spezifikationen, Berechnung, Schriftverkehr, Fotos oder andere Dokumente handelt – alles findet schnell seinen richtigen Platz. Hierzu wurde die bestehende Logik übernommen, so dass niemand umlernen musste.

Da auch der komplette E-Mail-Verkehr mit Meridian verwaltet wird, hat jedes Projektmitglied jederzeit Zugriff auf die gesamte Kommunikation. Dank des Webzugangs gilt hier auch „von überall“: Wer sich einloggt, kann dank der cleveren Suchfunktionen immer auf die korrekte, gültige Dokumentation zugreifen. Auch die Revisionen sind ersichtlich, so dass sich die Entstehung eines Konzepts präzise verfolgen lässt.

Urs Kurmann ist mit diesem Tool und der Zusammenarbeit mit MuM sehr zufrieden: „Wir hatten ja schon lange den Verdacht, dass Mensch und Maschine mehr ist als eine ‚IT-Bude‘. Jetzt hat uns das Team durch Kreativität und Know-how überzeugt. Wir haben eine zuverlässige, performante Lösung zu einem vernünftigen Preis.“

Dank BlueCielo Meridian fällt es Conti Swiss leicht, allen Dokumentationsvorschriften nachzukommen.